Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on RealTrustin henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Laadittu 9.3.2023.

Päivitämme tekemämme muutokset aina siten, että muutospäivä merkitään tähän selosteen alkuun.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Realtrust
Y-tunnus 2801625-8
Syrjälänkatu 21/1, 40700 Jyväskylä

2. Ylläpidettävät rekisterit

2.1. Asiakasrekisteri

Tallennamme RealTrust asiakkaiden kanssa syntyneet sopimukset kokonaisuudessaan.

2.2. Laskutusrekisteri

Laskutettujen asiakkaiden yhteystiedot tallentuvat järjestelmään laskutuksen yhteydessä.

2.3. Outlook (paikallinen)

Työntekijämme käyttävät Microsoft OutLook -sähköpostitilejä, johon Outlook tallentaa automaattisesti niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet ja mahdollisesti muuta ko. henkilön itse Outlookille kertomaa tietoa. Listalla on tiedot henkilöistä, joiden kanssa Rekisterinpitäjän edustaja on ollut sähköpostikirjeenvaihdossa sisältäen koko sähköpostikeskusteluhistorian.

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • Lakisääteinen velvoite, kuten esimerkiksi kirjanpitolain mukainen tositteiden ja sopimusten arkistointi

  •  Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde)

  • Sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena

  • Rekisteröidyn antama suostumus tietojen käsittelyyn, esim. realtrust-sivuston lomakkeen yhteydenottopyyntö tai muu lomakkeella lähetetty tieto ja/tai asiakaskokemuksen julkaistavaksi luovuttaminen

  • Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi tms. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Rekisterin tietosisältö

4.1. Asiakasrekisteri

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite).

Tiedot säilytetään asiakasrekisterissä, kunnes ne poistetaan joko asiakkaan pyynnöstä tai Rekisterinpitäjän tavanomaisena toimenpiteenä. Sopimuksen tiedot säilytetään kuitenkin aina asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen vähintään sopimuksessa mainitun ajan.

4.2. Laskutusrekisteri

Procountor kirjanpito/laskutusjärjestelmään tallentuvat laskutettujen asiakkaiden ja meitä muuten laskuttaneiden laskun käsittelyyn liittyvät yhteystiedot. Tiedot pysyvät järjestelmässä kirjanpitoon liittyvien lakien mukaisesti.

4.3. Outlook (paikallinen)

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, sähköpostiosoite ja sähköpostikeskusteluhistoria. Outlook tallentaa automaattisesti myös ko. henkilön itsensä Outlookille kertomia muitakin tietoja.

Tiedot pysyvät rekisterissä ainakin asiakas/liikesuhteen ajan.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereihin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. sähköpostitse, puhelimitse ja sopimuksista, sekä kaikilla muilla tavoilla, joissa asiakas luovuttaa tietojaan (esim. henkilö itse luovuttaa tietojaan myös www-lomakkeella). RealTrust-sivustolla vierailevien henkilöiden tietoja kerätään käyttämällä evästeitä Internet-sivustojen kehittämiseksi.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Eu:n tai Etan:n ulkopuolelle

Kerättyjä tietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille mainitussa käyttötarkoituksessa:

 

  • Procountor laskutus/perintä ja kirjanpito

  • Microsoft Inc.: Sähköpostipalvelut ja muut Microsoft Office 365 tuoteperheen toiminnot

  • Hotjar ltd.: Sivuston käytettävyyden kehittämistä varten kerättävät tiedot

  • Google Analytics: Internetsivujen kävijätietojen analysointi

  • Google Ads: Mahdollisten markkinointikampanjoiden analysointia ja uudelleen markkinointia varten

  • Muut linkitetyt markkinointikanavat, LinkedIn?

Rekistereiden henkilötietoja (yritys, nimi, osoite) ei luovuteta eikä julkaista muille tahoille, ellei asiakkaan kanssa ole toisin sovittu. Tietoja ei siirretä Rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet1) kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti Rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).